従来の紙媒体の契約書などスキャンしたPDFファイルを、電子契約と一緒に保管・検索・管理できます。
他社サービスにて契約締結済のPDFファイルのアップロードも可能です。
GMOサイン上で保管・管理する事で、過去の紙媒体の契約書などを一元管理することが出来るようになります。
操作手順・方法について動画でもご紹介していますのでこちらもご参考ください。
「スキャン文書管理」機能はオプションです。「セキュリティ・内部統制パック」のお申込みが必要です。
機能詳細
- 基本容量：10GB
- 容量追加：基本容量超過時、＋月額5,000円（税込5,500円）※追加容量10GB追加ごと
※上記容量追加の対象は当機能でアップロードした文書のみとなり、署名依頼をして締結した文書については対象外になります。 - タイムスタンプ付与：30円（税込33円）※1タイムスタンプあたり
※容量超過時は+10GBごと自動追加となります。
2024年2月18日以降、スキャン文書管理機能でアップロードを行った際のタイムスタンプ付与文書を管理番号付きで確認できるようになりました。
操作ログの詳細については下記ヘルプセンター記事をご参照ください。
参考：【管理者メニュー】操作ログ [Ver.1]（ヘルプセンター）
操作方法
文書の登録方法
1. TOPページにある「文書を管理｣をクリックします。
2. アップロード画面になるので、該当PDFをアップロードします。
「ファイルを選択」から該当ファイルを選択するか、画面に該当ファイルをドロップします。
＜注意点＞
- アップロード上限：1ファイル/50MBまで、10ファイルまで（合計50MB）
- 検証できない署名情報があるファイルや、文書を開くパスワードなど保護付きのファイルは利用不可
- 署名フィールドが設定されている文書で署名処理が行われていない文書は利用不
詳細は下記のヘルプ記事をご確認ください。
▷アップロードできるファイルと注意点（ヘルプセンター）
権限パスワード付きPDFのアップロード可能（2024/1/24リリース）
自社の電子サービスはGMOサインを利用しているが、お相手様から一部の他社電子契約ベンダーを用いた契約書類を受け取った場合も、GMOサインで一元化することができるようになりました。
アップロード手順は同じですがタイムスタンプ付与はできかねます。
＜注意点＞
- 失効している証明書で署名されている場合は、アップロード不可
- ユーザパスワード (開くためのパスワード) が設定されている場合は、アップロード不可
3. 必要に応じて保管先フォルダやタイムスタンプの付与を指定し、「登録」をクリックします。
※GMOサインや他社サービスによって既に署名済み文書のアップロードを行った際、「電子署名済み」バッジが表示されます。
＜注意点＞
下記条件に該当するPDFの場合はタイムスタンプ付与のチェックボックスがグレーアウトし、タイムスタンプ付与できません。
- 署名情報が無効である
- 署名・編集不可の保護付きのファイル
- MDP署名（証明用署名）が含まれている
- PDFがロックされている（署名フィールドへの変更が禁止されている）
2024/10/9より、使用件数明細機能にてタイムスタンプ付与件数の内訳を抽出できるようになりました。
詳細は下記ヘルプ記事をご確認ください。
▷使用件数明細＜オプション＞（ヘルプセンター）
4. ［文書管理］メニュー内に文書が表示され登録完了です。
プレビューアイコンクリック後署名情報が確認可能です。
プレビュー画面（電子署名済みの文書につきましては、過去の署名情報や、タイムスタンプ情報を確認することができます）
登録した文書の確認方法
Ver.1の文書管理画面で確認する場合、文書管理＞文書一覧表示をクリックします。
登録文書の容量確認方法
GMOサインログイン後TOP画面の「利用状況のグラフを見る」をクリック後表示される「文書保管数」部分参照。
「スキャン文書容量」より現在の使用状況を確認することが出来ます。
登録した文書の削除方法
署名依頼された際の文書削除方法と同様になりますため、下記ヘルプページをご参照ください。
▷【文書管理】文書削除（ヘルプセンター）
【関連記事】
▷【管理者メニュー】署名タイムスタンプ一括検証（ヘルプセンター）