従来の紙媒体の契約書などスキャンしたPDFファイルを、電子契約と一緒に保管・検索・管理できます。
他社サービスにて契約締結済のPDFファイルのアップロードも可能です。
GMOサイン上で保管・管理する事で、過去の紙媒体の契約書などを一元管理することができるようになります。
「スキャン文書管理」機能はオプションです。「セキュリティ・内部統制パック」のお申込みが必要です。
機能詳細
- 基本容量：10GB
- 容量追加：基本容量超過時、＋10GB毎に月額5,000円（税込5,500円）
- タイムスタンプ付与：30円（税込33円）※1タイムスタンプあたり
※自動計算／自動課金となります。
操作方法
1. TOPページにある「スキャン文書登録｣をクリックします。
2. アップロード画面になるので、該当PDFをアップロードします。
「ファイルを選択する」から該当ファイルを選択するか、画面に該当ファイルをドロップします（複数アップロード可）。
＜注意点＞
- アップロードできる1ファイルの最大サイズは50MB
- アップロードは最大20ファイルまで、合計200MB以内
- 検証できない署名情報があるファイルや、パスワードなど保護付きのファイルは利用不可
- 署名フィールドが設定されている文書で署名処理が行われていない文書は利用不可
詳細は下記のヘルプ記事をご確認ください。
▷アップロードできるファイルと注意点（ヘルプセンター）
3. 必要に応じて「封筒名」や「保管先のフォルダ」を設定します。「文書情報」への設定項目詳細は下記のヘルプ記事をご確認ください。
▷【文書管理】文書詳細情報 [Ver.2]（ヘルプセンター）
4. 登録ボタンをクリックします（※「文書を登録」クリック時点で追加が完了します）。
「タイムスタンプを押して登録」選択時
4. タイムスタンプ付与する文書を選択して「登録する」をクリックします。
＜注意点＞
- 1タイムスタンプごとに30円（税込33円）の費用が発生します
- 「登録する」クリック時点で登録が完了します。予め入力項目やタイムスタンプ付与対象に誤りがないかご確認ください
- 下記条件に該当するPDFの場合はタイムスタンプ付与のチェックボックスが非活性化し、タイムスタンプ付与できません。
- 署名情報が無効である
- 署名・編集不可の保護付きのファイル
- MDP署名（証明用署名）が含まれている
- PDFがロックされている（署名フィールドへの変更が禁止されている）
2024/10/9より、使用件数明細機能にてタイムスタンプ付与件数の内訳を抽出できるようになりました。
詳細は下記ヘルプ記事をご確認ください。
▷使用件数明細＜オプション＞（ヘルプセンター）
5. ［文書管理］メニュー内に文書が表示（フォルダ未選択時）され登録完了です。
フォルダへ追加した場合は、追加先のフォルダをご確認ください。スキャン文書管理にてアップロードされた文書には「スキャン」というアイコンがつきます。
付与後の対象文書確認方法
タイムスタンプを付与対象となった文書は「操作ログ」から確認することが可能です。※本機能は［Ver.2］でアップロードした文書を対象にタイムスタンプ付与を確認することができます。
［Ver.1］でアップロードした文書がある場合は、［Ver.2］操作ログ上での確認はできません。
ご参考
スキャン文書管理機能によってアップロード時に付与されたタイムスタンプはAdobe Acrobatで検証することができます。
またタイムスタンプ一括検証機能を活用することで、まとめて付与時刻を検証することも可能です。詳細については下記ヘルプをご確認ください。
▷【管理者メニュー】署名タイムスタンプ一括検証 [Ver.2]（ヘルプセンター）