登録されている文書について、検索を実施することが可能です。
※GMOサインVer.2に表示されるのは締結済封筒のみとなります。未締結封筒は表示されませんため、GMOサインVer.1管理画面で検索が必要です。（2023年9月24日時点）
文書詳細情報にて登録されている、文書名や相手方、契約内容の詳細（契約日、金額等）などの項目で検索し、検索項目に合致した対象文書のみを文書一覧に表示可能です。
GMOサインで電子契約を締結した文書はもちろん、スキャン文書管理機能にて、スキャン文書を登録したものも検索が可能です。
（スキャン文書の登録管理は別途オプションの申込みが必要です）
任意入力項目となっている属性（契約／取引日、契約満了日、契約／取引金額、保管場所、備考1～3）について、GMOサインVer.1の管理者メニュー内管理パネルから入力を必須化することも可能です。（取引相手は、送信時に自動的に「相手先」に記録されます）
ここでは各検索項目について説明します。
■操作方法
1. GMOサインVer.2管理画面内、ページ左メニュー「文書管理」をクリックし、
「封筒」か「文書」を選択し、検索窓にヒットさせたい文字列を直接入力し、検索ボタンをクリックします。
2. 検索対象の下記が記載された一覧が表示されます。
【封筒で検索した場合】封筒名、相手先、作成日、完了日
【文書で検索した場合】文書管理番号、文書名、相手先、契約/取引日~契約満了日
一覧ページから各封筒／文書の詳細情報ページへの遷移が可能です。
3. より詳細な条件で検索を行う場合は、文書＞詳細検索ボタンの順にクリックすると、絞り込み検索用の入力画面が表示されます。
4. 必要な検索項目を入力します。
※各項目の入力は必須ではなく、空白があっても検索は可能です。
全角/半角が区別されますが、大文字小文字は区別されません。
◆検索可能な各項目◆
| ① | 文書名 | 文書名で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致で結果表示されます。 |
⑨ | 所属 | 所属で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致で結果表示されます。 |
|---|---|---|---|---|---|
| ② | 文書番号 | 文書管理番号で検索します。 範囲での検索が可能です。 |
⑩ | 契約/取引金額 |
契約/取引金額で検索します。 |
| ③ | 契約／取引日 |
契約／取引日に入力されている日付を検索します。 |
⑪ | 紙文書の保管場所 | 紙文書の保管場所で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致で結果表示されます。 |
| ④ | 契約満了日 | 契約満了日に入力されている日付を検索します。 範囲指定での検索が可能です。 |
⑫ | 解約通知の期限 | 解約通知の期限の設定で検索します。 日/ケ月/年での検索が可能です。 |
| ⑤ | 契約満了日のリマインダー |
契約満了日通知の期限の設定で検索します。 条件に含めない/通知設定あり（〇日/ヶ月/年前）/通知設定なし |
⑬ | 備考１～３ | 備考に入力された値で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致で結果表示されます。 |
| ⑥ | 契約日の自動更新 |
自動更新の設定で検索します。 |
⑭ |
追加フィールド |
文書情報項目設定で追加した追加フィールドに入力された値で検索します。 |
| ⑦ | 相手先 |
相手方で検索します。
※文書送信時に、送信先の名前が自動で入ります |
⑮ |
子文書 |
子文書の設定で検索します。 |
| ⑧ | 担当者名 | 担当者名で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致で結果表示されます。 |
⑯ | 署名者名 | 署名者で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致で結果表示されます。 |
| ⑰ | 閲覧者名 |
閲覧者名で検索します。 |
5. 条件を入力し、入力画面下部の検索ボタンを押すと、検索対象の文書管理番号、文書名、相手先、契約/取引日~契約満了日の記載された一覧が表示されます。
一覧ページから各文書の詳細情報ページへの遷移が可能です。
↓↓
検索対象の文書が表示されます
また、文書一覧で検索した結果に基づいた文書の詳細一覧は、「メニュー」アイコンからCSVファイルに出力やZIPファイルダウンロードを行い、印刷等を行ったり、削除を行うことが可能です。