当記事は契約レビューのヘルプ記事となっております。GMOサイン側のヘルプ記事は下記リンクよりご確認ください。
Slackアプリから依頼フォームを呼び出すことができ、契約レビューにアクセスせずに、かつ契約書がない状態での法務への相談や、契約書の作成依頼をスムーズに行うことができます。
事前に設定したフォームを呼び出して、必要な項目に入力するだけで法務への依頼を抜けもれなく行うことが出来ます。
また、法務にとっては、事業部からの相談窓口を一本化することで業務プロセスをシンプルにし、タスクを一元管理することができます。
リリース日:2024/5/15
<注意点>
- 作成依頼を利用するには、事前に管理者によるフォームの設定が必要です。
- 各ユーザーアカウントごとに、Slackアプリとの認証・接続が必要となります。
※現時点では作成依頼に限ったアプリケーションとしてのリリースですが、今後、契約審査や各種通知などの機能を追加していく予定です。
■Slackアプリ(作成依頼)の利用手順
管理者によるフォームの登録・設定(作成依頼項目セットを作成)
Slackで作成依頼を行う際に必要となる項目セットの作成方法に関するマニュアルです。
操作するには、「契約項目設定」の権限が必要です。
※権限の詳細につきましてはリンク「権限プロファイル一覧」をご確認ください。
1. アイコンから「契約項目設定」をクリックします。
2. 「契約審査項目セット」タブの「+新規セットの作成」をクリックします。
作成依頼項目セットも、こちらの契約審査項目セットを利用します。
既に作成されているセットを利用することも可能です。
ただし、Slackからの作成依頼で利用する場合は、デフォルト担当者を設定する必要がありますので、ご注意ください。
3. 契約審査項目セットの名称を入力し、「作成」をクリックします。
4. 契約審査項目セットが作成できました。
項目を追加しない場合でも、作成した契約審査項目セットを使って、Slackから作成依頼を行うこととができます。
また、以下の項目は作成依頼を行う際にデフォルトで表示されます。
・作成依頼名
・期限
・作成依頼内容
上記以外の項目を追加したい場合は、次のSTEPに進んでください。
5. 「+セットに追加する項目を選択」をクリックします。
6. 追加したい項目を選択し、「OK」をクリックします。
追加できる項目はプリセット項目とカスタム項目です。
7. カスタム項目の作成方法については、こちらをご確認ください。
「項目」タブより、任意の契約項目(カスタム項目)を作成します。
作成したい「項目の名称」と「項目のタイプ」を設定し「項目を追加」をクリックするとカスタム項目の作成が完了します。
作成したカスタム項目は右側の「…」から編集、削除が可能です。
※項目の名称に半角カンマを使用しないでください。項目の名称に半角カンマが使用されていると、CSV出力した際に正常に出力されません。
8. 契約審査項目セットに項目を追加できました。
ドラッグアンドドロップで、順番を入れ替えることも可能です。
9. 作成した契約審査項目セットに対して、フォーム入力時の必須・任意の設定を行うことができます。
10. 作成した契約審査項目セットに対して、担当者を設定します。
作成した審査項目セットの「…」から「担当者設定」をクリック。
11. 担当者を選択し、「保存」をクリックします。
複数のアカウントまたはチームを設定することが可能です。
12. 契約審査項目セットに担当者を設定できました。
※担当者を設定していないセットは、Slackから作成依頼を行う際に選択することができません。
アカウントごとのSlackアプリケーションとの接続
アカウントごとにSlackアプリケーションと接続する方法についてのご案内です。
1. ユーザーアイコンをクリックし、アカウント設定を選択します。
2. 外部連携をクリックします。
3. 「Add to Slack」をクリックします。
4. 「許可する」をクリックします。
複数のSlackワークスペースをお持ちの方は、右上で接続したいワークスペースを選択し、「許可する」をクリックしてください。
5. Slack連携が完了しました。
↓↓
※連携解除時や、Slackアプリを削除された際は「未連携」状態に戻ります。
6. SlackのApp欄に契約レビューが追加されています。
7. SlackのApp欄に契約レビューが追加されていない場合、「+アプリを追加する」をクリックします。
8. 契約レビューを検索し、検索結果をクリックします。
9. SlackのApp欄に契約レビューが追加されました。
Slackから作成依頼タスクを発行する
Slackから作成依頼タスクを発行する方法についてのマニュアルです。
作成依頼を利用するには、事前に管理者によるフォームの設定が必要です。
また、各アカウントごとにSlackアプリとの認証・接続が必要となります。
1. SlackのAppから「契約レビュー」をクリックし、「作成依頼を行う」をクリックします。
2. 依頼項目セットを選択し、「選択」をクリックします。
3. 必要項目を入力し、「次へ」をクリックします。
4. 「依頼する」をクリックし、依頼完了です。
5. 依頼が完了すると「メッセージ」に通知が届きます。
↓↓
6. 発行した作成依頼タスクにコメントを行うことも可能です。通知にカーソルを合わせて、「スレッドで返信する」をクリックしします。
7. 右側に表示されるコメント入力欄にコメントを入力し、送信ボタンをクリックします。
ファイルを添付することも可能です。
8. コメントの投稿が完了しました。コメントは契約レビューと連携されます。
9. 投稿したコメントは、契約レビューのタスク詳細画面から確認できます。
10. 契約レビューからタスクにコメントが投稿された場合、メッセージに通知が届きます。
Slackから発行された作成依頼タスクを確認する
Slackから発行された作成依頼タスクを確認する方法についてのマニュアルです。
1. タスク担当者に作成依頼の通知メールが届きますので、メールに記載されているリンクをクリックします。
2. ホーム画面に遷移し、画面右側に作成依頼タスクが表示されます。閉じてしまった場合、対象の作成依頼タスクをクリックするともう一度表示できます。
※契約書を作成する場合は「契約書を作成する」をクリックし、テンプレートかアップロードのいずれかで契約書作成を開始します。
・テンプレートの場合
▷【契約レビュー】雛形登録したWordファイルから契約書を作成(ヘルプセンター)
・アップロードの場合
▷【契約レビュー】Wordから契約書をアップロード(ヘルプセンター)
▷【契約レビュー】PDFから契約書をアップロード(ヘルプセンター)
3. 作成依頼タスクの詳細を確認することができます。
タスク依頼者がSlackから作成依頼を発行する際に入力した詳細情報などが表示されます。
作成依頼を受けた方はこの詳細情報をもとに、自身で契約書詳細情報の各項目に入力を行います。
▷【契約レビュー】契約書の詳細情報を入力する(ヘルプセンター)
4. 作成依頼タスクにコメントを行うことも可能です。タスク詳細の下部にある「コメント」に入力後、「投稿」をクリックします。
コメントはタスク依頼者のSlackと連携されます。
5. コメントの投稿が完了しました。
6. コメントが投稿された場合、タスク依頼者のSlackにコメントが連携されます。
作成依頼のタスク依頼者は、契約レビュー上で行われたコメントをSlack上で確認することが可能です。