契約審査用の入力フォームを事前に作成、設定することで「契約審査タスク」の依頼時に、依頼者によるフォーム入力が可能になります。
フォームの必須入力の設定も可能で、必要な情報を一度で集めることが可能です。
フォームで入力された審査依頼はタスクとして管理できるため、業務の属人化を防ぎ、リードタイムの短縮、情報の抜け漏れを防止します。
通常のタスク機能の場合はテキストのみのやり取りとなりますが、契約審査機能はテキストに加えて
契約詳細情報も依頼者側で入力したうえで別のメンバーにタスク依頼を上げられます。
契約審査機能の有効化
契約審査タスクを利用可能にする方法についてのマニュアルです。 契約審査を「表示する」に設定することで、契約審査を利用することができます。
操作するには、権限が必要です。
※権限の詳細につきましてはリンク権限プロファイル一覧をご確認ください。
１． アイコンから「会社設定」をクリックします。
２． 契約業務設定の「確認する」をクリックします。
３． 「編集」をクリックします。
４． 「表示する」を選択し、「保存」をクリックします。
５． 設定が完了しました。設定が完了すると、契約書詳細画面のタブに「契約審査」が追加されます。
また、初めて契約審査を利用する方は、「依頼項目セット」の作成が必要になります。
依頼項目セットを作成
依頼項目セットの作成方法についてのマニュアルです。
操作するには、権限が必要です。
※権限の詳細につきましては権限プロファイル一覧をご確認ください。
１． アイコンから「契約項目設定」をクリックします。
２． 「依頼項目セット」タブの「＋新規セットの作成」をクリックします。
３． 依頼項目セットの名称を入力し、「作成」をクリックします
４． 依頼項目セットが作成できました。
項目を追加しない場合でも、利用可能です。
また、以下の項目はデフォルトで表示されます。
- 件名
- 担当者
- 期限
- 依頼内容
上記以外の項目を追加したい場合は、次の「５．」に進んでください。
５． 「＋セットに追加する項目を選択」をクリックします。
６． 追加したい項目を選択し、「OK」をクリックします。
プリセットの項目と独自でカスタム可能な項目を追加できます。
カスタム項目の作成方法については下記ヘルプ記事をご確認ください。
▷【契約レビュー】独自の契約項目、および契約項目セット（契約種類）の作成方法（ヘルプセンター）
７． 依頼項目セットに項目を追加できました。
ドラッグアンドドロップで、順番を入れ替えることも可能です。
８． 作成した依頼項目セットに対して、フォーム入力時の必須・任意の設定を行うことができます。
これにより毎回審査を依頼するたびに審査担当者を選択する手間とミスを減らし、依頼者の負担を軽減できます。
設定された審査担当者は依頼する際に変更が可能な状態で初期値としてセットされます。
複数の担当者またはグループを設定しておくことが可能です。
１． 対象の依頼項目セットの三点リーダー「...」をクリックし、「担当者設定」をクリックします。
２． 契約審査を行う担当者を設定し、「保存」をクリックします。
３． 依頼項目セットに担当者が設定されました。
４． 担当者を事前設定した依頼項目セットを契約書に設定すると、最初から担当者が反映された状態で設定されます。
契約審査タスクを作成
契約審査タスクの作成方法についてご案内いたします。
１． 契約審査タスクを作成したい契約書にアクセスし、「契約審査」をクリックします。
「契約審査」が表示されていない場合は、契約業務設定にて「契約審査を表示しない」設定になっている可能性があります。
２． 「新規依頼」をクリックします。
３． 依頼項目セットを選択し、「次へ」をクリックします。
４． 必要項目を入力します。
契約書詳細画面「項目」に値が入力されている項目は自動で値が反映されます。
５． 入力完了後、「契約審査を依頼」をクリックします。
６．契約審査タスクの作成が完了しました。
７． ダッシュボードからも確認可能です。ダッシュボードより、「依頼者＝自分、担当者＝指定なし」で絞り込むと自分が依頼したタスクの一覧が確認できます。
また、自分が依頼したタスク以外も、「依頼者」「担当者」「ステータス」「依頼日」で絞り込みを行うことで、目的のタスクを探すことができます。
８． 担当者の画面では、「未読」ラベルが表示されます。
契約審査にコメントする
契約審査へのコメントが可能です。
■ホーム画面からコメントする場合
１． ホーム画面より、コメントしたい契約審査タスクをクリックします。
２． 契約審査タスクをクリックすると、タスク詳細が開きます。
３． タスク詳細の下部にある「コメント」に入力後、「投稿」をクリックします。
４． コメントが完了しました。
契約審査タスクを削除した場合でも、やりとりを行ったコメントは契約書詳細画面「コメント」に残ります。
■契約書詳細画面からコメントする場合
１． 「契約審査」をクリックします。
２． コメントを行いたい契約審査タスクをクリックします。
３． タスク詳細の下部にある「コメント」に入力後、「投稿」をクリックします。
４． コメントが完了しました。
契約審査タスクを削除した場合でも、やりとりを行ったコメントは契約書詳細画面「コメント」に残ります。
契約審査を実行する
担当者として契約審査を実行する手順をご案内いたします。
１． ホーム画面より、契約審査タスクを確認します。
「依頼者＝指定なし、担当者＝自分、ステータス＝未完了」で絞り込むと、自分が担当の未完了タスクが表示されます。 また、「依頼日」でソートすることもできます。
２． 契約審査タスクをクリックすると、タスク詳細が開きます。
３． 契約書名をクリックします。
４． 必要な確認などを行い、「契約審査を完了」をクリックします。
５． 契約審査が完了しました。 完了した契約審査タスクは「未完了に戻す」をクリックすると完了前の状態に戻ります。
契約審査タスクの作成、完了のアクティビティログは、契約書詳細画面メニューの「ログ」をクリックすると確認できます。