注文書（発注書）など自社のみ電子署名した書類を送付したい【活用レシピ】

電子印鑑GMOサインでは、利用用途の多い文書のひとつに「注文書（発注書）・注文請書」があります。

このような自社のみ署名を行い、相手先へ送付する文書においても、電子契約がよく活用されています。

注文書等の契約書類も、件数が多くなってくると管理コストや手間がかかります。

電子契約にすることで、GMOサインの管理画面で一元管理することができ、取引内容確認や検索など簡単に行うことができます。

また、注文内容が毎回ある程度決まっている場合は、テンプレートを登録し利用することで工数が削減でき、スピーディーに対応できるメリットもあります。

自社のみ署名を行い、相手先の署名が不要な書類でも、電子契約を利用することで時間やコストの削減や作業を効率化できるだけでなく、セキュリティの強化、利便性の向上にもつながりおすすめです。

【目次】

機能概要

自社のみ署名・押印を行い、相手先の署名が不要な文書を送付するには、「受領者機能」を利用すれば可能となります。

受領者の設定を行うことで、自社の署名者が署名完了後、受領者として設定した相手先に文書を送信することができます。

ステップ1. 文書を選択
ステップ2. 署名者（自社）の設定と文書を送付する受領者（相手先）の設定
ステップ3. 送信内容を確認して送信

1.　TOP画面左上「契約を締結」をクリック

2.　文書をアップロード

※テンプレートを登録している場合は、「テンプレートから選択」内の「登録済みのテンプレートから選択」をクリック
▷発注書など同じ文書を繰り返し使う（文書テンプレート）【活用レシピ】

3.　表示された文書を確認し「署名依頼情報の入力へ」をクリック

4.　署名を行う［署名者］（自社）と、文書を送付する［受領者］（取引先）の設定を行う

※注文書等の、自社署名のみ行った文書を相手先に送付する場合

5.　［署名者］と［受領者］の設定を行い、画面下部「署名位置の設定へ」をクリック

6.　署名位置を設定し、画面下部「確認画面へ」をクリック

※フリーテキストエリア等は、必要に応じて設定してください

7.　最終画面を確認後、「送信する」をクリック

8.　署名者（自社側）の署名が完了すると、受領者（相手先）へ文書がダウンロードできる URL が送信されます

この活用レシピでは、自社のみの署名で、相手先の署名が必要ない注文書等の文書の送付方法を解説しました。

このような契約書も、電子契約を利用することで作業効率向上だけでなく、時間やコストの削減につながります。ぜひ、この便利な受領者の設定機能をフルにご活用ください。

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