人事労務部門で電子契約を利用して業務効率をアップしたい【活用レシピ】

紙文書でのやりとりが多い人事労務部門での文書に関する一連の業務は、クラウド上で完結することができます。電子契約を活用すれば、業務効率化とコスト削減を同時に実現することが可能です。

電子契約では、印鑑不要で署名を行うことができたり、契約書を相手先へメールで送信することもでき、さらにはテンプレート登録や自社ワークフローの設定を簡単に行えるので、これまで必要だった業務負担とコストを大幅に削減できます。

【目次】

人事労務部門における書面の電子化

人事・労務分野において、2019 年 4 月 1 日に労働条件通知書の電子化が解禁となり、それまで書面交付義務のあった雇用契約をはじめとする契約関連書類の電子化も認められるようになりました。

雇用契約や入社手続きをはじめ、以前は契約書や同意書、申請書など、人事労務部門の業務では紙文書を扱うことがほとんどでしたが、現在では以下のような人事労務関連の文書も電子契約でご利用いただいています。

煩雑になりがちな契約書等の作成から依頼、締結、管理まで、全てをクラウド上で完結でき、業務の負担軽減だけでなく、コストの大幅な削減も可能となります。

紙文書を取り扱うことの多い人事労務部門では、「文書に関わる業務の負担を軽減したい」「郵送・印紙代のコストを減らしたい」「保管書類が多く、紙文書の管理が大変なので電子化したい」などの課題をかかえています。

電子契約を利用すれば、締結手続きを高速化させ、締結コストを削減し、管理業務の効率化を実現できます。以下、電子契約を導入するメリットを 5 つご紹介します。

業務効率化
よく使用する文書のひな形を、あらかじめ用途に応じてテンプレート登録しておくことで、すばやく文書作成ができるようになります。さらに、事前に設定したテンプレートを使って、複数の相手先へ同時に署名依頼を送信することも可能です。業務の可視化や効率化につながり、事務処理中のミスも防ぐことができます。

コスト削減
電子契約により、印刷費や印紙代、郵送費、保管のためのコストなどが削減でき、印刷、製本、郵送など、これまでの契約において必要だった業務負担も軽減することができます。
リモートワーク対応
文書の作成や依頼、承認にいたるまで、クラウド上で全て完結できるので、契約締結のために出社する必要もなく、リモートワークでも対応が可能です。
コンプライアンス強化
紙文書の場合、紛失、盗難、更新漏れなどのリスクがありますが、電子契約であれば、アクセス権を設定することで、セキュリティ強化が可能です。
文書管理の効率化
GMO サインで締結した文書だけでなく、過去のあらゆる文書も PDF 化して GMO サイン上で一元管理（保管・検索・管理）することができます。GMO サイン上で管理することで、検索が容易となり、契約更新のタイミングで自動通知を設定できます。