電子契約システム導入後に社内に広める際は、ポイントがいくつか存在しております。
今回ご紹介するポイントを押さえれば、スムーズに電子契約を社内に広めることが可能です。
今回の記事ではその 5 つのポイントをご紹介します。
１：問い合わせ先を周知する
初めて電子契約システムを利用する場合、システムの使い方や法的な疑問に関する社内問い合わせが発生するケースが多いです。
事前に問い合わせ先を社内周知することで、ユーザーは安心してシステムを利用することができます。また GMO サインでは各種お問い合わせ窓口をご用意していますので、併せてご利用ください。
▷サポート体制（受付時間・問い合わせ方法など）（ヘルプセンター）
２：社内文書で利用する
社内に広める上で、まずは社外ではなく社内から利用を開始することも一つの選択肢です。
これまでに電子契約の利用経験がなく電子契約に対して「よく分からない」という印象を持たれている方が多いです。
その場合、一度ユーザーとして利用することで、システムに慣れてもらうことができます。
また社内文書の一例としては、雇用契約書・給与改定通知書・従業員代表選出の同意書などがあります。
３：社内説明会を行う
電子契約の導入にあたり社内周知のための説明会を開催することで、電子契約の導入を周知することができます。
説明会ではシステムの使い方や社内ルールなどを伝えることで、ユーザーの疑問を解消します。
また可能であれば実際の画面を用いたデモを行うことで、ユーザーはより具体的な利用イメージを持つことができます。
４：利用マニュアルを用意する
契約という重要な業務に関わりますので、画像付きの操作マニュアルがあるとユーザーは安心してシステムを利用することができます。
また電子契約システムという形式上、システムを利用する相手先からシステムに関する問い合わせを頂く可能性がありますので、相手先から質問があった際のマニュアルなどがあるとより良いです。
GMOサインでは自社向け及び相手先向けマニュアルをご用意しておりますので、ぜひご活用ください。
▷ご契約者様向け 使い方ガイド・お役立ち資料（ヘルプセンター）
５：少しずつ利用部門や利用文書を拡大する
電子契約の導入においては、まずは利用範囲を絞ることも一つの選択肢です。
利用範囲を絞りテスト運用をする中で見えてきた課題を解決しながら、段階的に社内へ電子契約を広めていくことができます。社内で蓄積されたノウハウを他部門に対して広めていくようなイメージです。企業規模が大きい場合は、このような進め方を選ぶケースが多くあります。
今回は電子契約を社内に広めるポイントを紹介いたしました。
GMOサインではサポート窓口や利用マニュアルの提供など、お客様の社内展開をご支援致しますのでぜひご活用ください。