１対１のやり取りではなく、対複数相手と同内容のやり取りを行う際は、相手の数だけ対応が必要となるため、作業が煩雑になることもあります。
例えば、イベントなどの各種お申し込み・サービスへの入会届・規約などへの同意書などが挙げられます。
そのような場面では「電子署名フォーム」を活用してみてください。
専用の情報入力用のURLを作成し、そのURLを知っている方であればどなたでも署名をすることができるので、複数の方に対しても署名を効率的に行っていただくことができます。
以下に具体的な活用シーンをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
【目次】
- ケース１：事前申込制イベントの申込書として活用する場合
- ケース２：スポーツ系クラブの入会届として活用する場合
- ケース３：アルバイトの応募フォームとして活用する場合
- ケース４：取引先と交わす機密保持契約書（NDA）として活用する場合
詳細内容
ケース１：事前申込制イベントの申込書として活用する場合
イベントの申込書は定型の内容が多く、また多数の参加が見込まれるイベントであれば「電子署名フォーム」を利用するだけで効率化を図ることができますが、単純な申し込みだけではなく注意事項をしっかりと確認した上で参加してもらいたいシーンなどで特に活用されております。
例えば、キャンセルをした場合は厳格に違約金が請求される・イベントの〇日前までに入金が確認できないとキャンセルになる場合など、しっかりと理解して同意してもらいたいシーンで利用されています。
ケース２：スポーツ系クラブの入会届として活用する場合
スポーツ系のクラブへの申し込みは、申し込み日に現地にて申し込みをすることが多いです。
申込書は同内容のフォーマットであるケースが大半です。しかし、クラブのスタッフも他のお客様への対応に追われている、先に他の申し込み者がいる、申し込み内容についての説明事項を聞く必要がある、など入会手続きが長時間になってしまうことでクラブ側・顧客双方にストレスが発生することが往々にしてあります。
事前に確認事項をチェックしたうえでの署名をいただくことで、スタッフは本業に専念することができ、顧客も本来の目的であるスポーツにより集中することができます。
ケース３：アルバイトの応募フォームとして活用する場合
アルバイトや社員を募集する際、募集ページに組み込むケースもあります。
応募フォームとして組み込むことで、同意事項に署名をしてもらいつつ
連絡先の収集もできるため、業務の効率化・紙の削減といったことにもつながります。
もし、普段リモートワークで募集があった場合に出社して対応していた場合は、
全てリモートで対応できるようになり非常に効率的です。
ケース４：取引先と交わす機密保持契約書（NDA）として活用する場合
機密保持契約は、これから具体的なビジネスの話を進めようとする前に必要になる事が多いですが、紙での契約であれば製本・押印・郵送などの時間がかかり、電子契約であっても個社ごとに電子契約書の作成の手間がかかるため、具体的な話をなかなか進めることができない悩みを多く聞きます。
ただ、機密保持契約書は定型の文書を利用している企業が多いため、取引先に機密保持契約書のフォームを事前に作成しておけば、メールなどで先方にフォームURLを共有して署名をしていただくだけなので、ビジネスのスピードアップが図れます。
いかがでしたでしょうか。
上記の例以外にも、同じ内容の文書に対し多くの方の署名が必要なシーンであれば
様々な活用が見込まれます。
「電子署名フォーム」の機能や、GMOサインで利用できる文書に関する記事や動画もございますので、あわせてご覧ください。
▷参考：電子署名フォーム機能（ヘルプセンター）
▷参考：【新機能：電子署名フォームとは？】不特定多数の方に署名依頼ができる便利な機能｜（youtube）
▷参考：電子契約サービスが使える文書・契約類型まとめ｜（GMOサインブログ）