当記事は契約レビューのヘルプ記事となっております。GMOサイン側のヘルプ記事は下記リンクよりご確認ください。
契約レビューアカウント内に存在するメンバーをひと纏まりの「チーム」として設定出来る画面です。
設定した「チーム」は契約書のフォロワーへのメンバー追加時や、コメントのメンション選択時、タスクの割り振り先選択時に利用できます。
また、部長や室長などの単位でチームを作成し「職位チーム」として設定しておく事で、人事異動後のメンバー変更など柔軟に対応可能になります。
操作するには、権限が必要です。
※権限の詳細につきましては権限プロファイル表をご確認ください。
目次
◇チームの個別設定
◇チームの一括作成
◇チームの一括編集
◇チームの一括削除
◇一括作成 / 編集 / 削除のいずれかを同時に行う
◇テンプレートを利用してCSVファイルを作成する
◇CSV取込時の注意
個別設定方法は下記ヘルプ記事をご確認ください。
▷【契約レビュー】チームを設定する(ヘルプセンター)
新規チームの一括作成手順をご案内いたします。
一括作成する新規チームに登録済みメンバーを追加する際、以下キャプチャを参考にCSVファイルを作成し、チーム管理画面右上の「CSV取込」ボタンより取込を行ってください。
▽対応付けするデータ項目
・ 作成/編集後のチーム名(必須)空白禁止 ・ 職位 職位チームとして設定する場合、TRUEを指定 ・ メンバー(必須)該当メンバーのメールアドレスを | 区切りで指定
※A列やE列にように入力箇所が1つもない項目は列ごと削除して問題ございません。以後のキャプチャでは不要な項目は省略します。
チーム名編集や、ワークスペース登録済みメンバーを既存チームへの追加を行えます。
以下を参考にCSVファイルを作成し、チーム管理画面右上の「CSV取込」ボタンより取込を行ってください。
「CSV出力」ボタンよりダウンロードできるCSVファイルを元に編集していただくとスムーズです。
▽対応付けするデータ項目
・ チーム名(必須)主キーとして処理しますので、作成済みチーム名と文字列を完全一致させてください ・ 作成/編集後のチーム名 ※1 ・ 職位 職位チームとして設定する場合、TRUEを指定 ・ メンバー 該当メンバーのメールアドレスを | 区切りで指定
※1…CSV内にチーム名称を変更したいチームと変更しないチームとが混在する場合、名称変更しないチームは、現在のチーム名と編集後のチーム名には、同じチーム名を指定してください(上記画像のB列5行目参照)
不要になったチームは一括削除が可能です。
以下を参考にCSVファイルを作成し、チーム管理画面右上の「CSV取込」ボタンより取込を行ってください。
「CSV出力」ボタンよりダウンロードできるCSVファイルを元にしていただくとスムーズです。
▽対応付けするデータ項目
・ チーム名(必須)主キーとして処理しますので、作成済みチーム名と文字列を完全一致させてください ・ 削除(必須)削除したい場合、TRUEを指定
以下を参考にCSVファイルを作成し、チーム管理画面右上の「CSV取込」ボタンより取込を行ってください。
詳細は一括作成 / 一括編集 / 一括削除 の項目をご参照ください。
▽対応付けするデータ項目
・ チーム名(必須)チームを新規作成したい場合、空白を指定 ・ 作成/編集後のチーム名(必須)※1 ・ 職位 職位チームとして設定する場合、TRUEを指定 ・ メンバー(必須)該当メンバーのメールアドレスを | 区切りで指定 ・ 削除 削除したい場合、TRUEを指定
※1…CSV内にチーム名称を変更したいチームと変更しないチームとが混在する場合、名称変更しないチームは、現在のチーム名と編集後のチーム名には、同じチーム名を指定してください(上記画像のB列5行目参照)
下記リンクからテンプレート(Excel形式)をダウンロードいただけます。
サンプルデータが入っておりますので、ご参考にしてください。
▷テンプレート(Excel形式) ※サンプル
1. ダウンロードしたファイルを開きます。
2. チームタブで、作成したいチーム名を入力します。
3. メンバータブで、メンバーのメールアドレスに、設定したいチーム名を指定します。1名のメンバーに複数のチームを割り当てたい場合、チーム名につき1行を追記するようにしてください。
4. チームタブで、指定したメンバーのメールアドレスが | で区切られて表示されているか確認してください。
5. 必要に応じてその他の項目を入力し、CSVとしてファイルを保存して完成です。
取込前に、現在の設定ファイルをCSV出力から取得してバックアップとしておくことをお勧めします。
以下の場合、処理を行うことができませんのでご注意ください。
データ取込画面にてダウンロードできる「エラーログ」にて詳細をご確認いただけます。
- メンバーが0名の場合
- 必要な権限がない場合(作成 / 更新 / 削除)
- チーム名が重複している場合