契約先と契約書以外で電子契約を活用したい【活用レシピ】

電子契約システムの設定後、「お客さまへ電子契約を依頼しにくい」、「お客さまへ電子契約を打診したところ断られた」など、すぐには思うように電子契約の導入が進まないということがあると思います。

対顧客ということもあり、相手先都合でどうしようもできないといった部分は致し方ないのかもしれません。そんな電子契約ですが、社外向けの契約書だけでなく、社内向けでもご利用いただく多くのケースがあります。

今回は、社外向けの契約書以外で電子契約をご利用されている事例をいくつかご紹介していきます。

【目次】

ケース１：社長室の担当者が取締役会議事録で利用する場合

取締役会議事録で電子契約をご利用されるケースがあります。

取締役会議事録では複数の関係者が押印をする必要がありますが、全員が押印するまでに時間を要することはよくあるのではないでしょうか。リモートワークの普及により関係者が集まる機会が減ってしまい、「全員が押印するまで1ヵ月かかった」、「○○さんから返信が来ない」、といったお悩みがあるかと思います。

この手間のかかる取締役会議事録への押印ですが、GMOサインを使って簡単に行うことが可能です。

電子契約を利用することにより郵送コストの削減・押印が揃うまでの時間短縮・押印状況の確認をシステム上で行えるといったメリットがあります。

業務委託契約や雇用契約などを締結する際に電子契約をご利用されるケースがあります。

3月や9月など社内の雇用契約を締結することが多くなる時期は、例えば契約社員の契約を一斉に更新する際の書類の製本、郵送、返送された書類の管理等、作業工数が大きくなることがあります。

一斉に多くの社員と契約を締結するような際は、GMOサインの一括送信機能を用いることでご対応いただけます。

この機能には、一斉に契約書を送信できること、各者の署名状況を確認できること、署名後の契約書をシステム上で管理できること、などのメリットがあります。

また雇用関連の書類では特定項目（氏名・年齢・生年月日・給与など）は人によって変わりますが、GMOサインではCSVファイルを用いて差し込む項目を人それぞれに設定することが可能です。

設定方法の詳細に関しましては別記事にてご紹介しておりますので、こちらも合わせてご確認ください。

入社時の入社同意書や身元保証書に電子契約を利用されるケースがあります。

入社同意書は、レターパックなどにより郵送する必要がありますが、電子契約を利用することにより、送料コスト削減・同意書を回収するまでの時間短縮に繋がります。自社で電子契約を推進していく場合、入社前のタイミングで電子契約に慣れてもらえるといった副次的な効果も見込まれます。

また身元保証書では、雇用者が署名後に保証人が署名をするのが一般的ですが、保証人が遠くに住んでいるケースもあります。そのような場合でも、電子契約であれば、システム上で保証人の署名が可能で、時間の短縮に繋がります。

複数の相手先への同意書を同時に送信する際に電子契約を利用されるケースがあります。

例えば複数の相手先とのインタビュー同意書を締結したい際に、相手先それぞれに対して同意書の取り交わしを行うなど、手続きが煩雑になる場合もあります。

GMOサインの一括送信機能を用いることで、複数の相手先へ同時に署名依頼を送信することが可能です。

対外的な契約書以外で電子契約を活用いただけるシーンをいくつかご紹介させていただきました。

ぜひ上記のような様々なビジネスシーンで電子契約をご活用ください。

GMOサインで利用できる文書の詳細に関しましては、下記記事でも紹介をしております。あわせてご参照ください。