企業ではたびたび組織変更があると思います。
その際に、GMOサインの設定をどのように変更したらよいでしょうか？
今回は、社員の異動・退職や部署統合などさまざまなケースを想定して対応方法をご提案いたします。
【目次】
機能概要
組織変更や退職などのさまざまな事例ケースにあわせてGMOサインで必要となる作業内容を紹介します。
■この機能活用ができるプランは？
すべてのプランで活用いただけます。
（一括ユーザー管理機能についてはセキュリティ・内部統制パックが必要です）
操作内容
- 「ユーザー管理」メニューでユーザー設定
- 「文書管理」メニューでフォルダ設定
事例ケース
１：社員が異動するケース
２：部署名が変更するケース
３：１つの部署が２つに分かれるケース
４：２つの部署が１つに統合されるケース
５：利用アドレスが変わるケース（社内ドメイン変更など）
６：ユーザーを削除するケース（退職時など）
| １：社員が異動するケース |
ユーザーグループ名、各ユーザーの「所属」、事前承認者などを変更します。
■各ユーザーの編集
1. 「ユーザー管理」をクリックし、「CSVダウンロード」をクリック
※ここでは「一括ユーザー管理」での操作方法をご案内しております。
オプション(セキュリティ・内部統制パック)に未加入の場合は
「ユーザー管理」＞対象ユーザーの右側「詳細」アイコン から操作して編集します。
2. ダウンロードしたCSVファイルを開く。異動するユーザーの情報を必要に応じて変更する。
3. 「CSVをアップロード」をクリック
4. 「CSVファイルを選択」をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。
ファイル選択後、表示されるポップアップ画面で内容相違がないことを確認します。
CSVファイルにエラーが無ければ「操作実行」がアクティブになり、クリック可能となります。
Point：
☐所属は正しく変更されているか
☐ユーザーグループは正しく変更されているか
☐事前承認者は正しく変更されているか
| ２：部署名が変更するケース |
ユーザーグループ名、各ユーザーの「所属」、部署フォルダを変更します。
■ユーザーグループ名
1. 「ユーザー管理」をクリックし、右上の「ユーザーグループ一覧」をクリック
2. 名前を変更するユーザーグループの「詳細」をクリックします
3. 「ユーザーグループ名」欄に任意のユーザーグループ名を記載後に画面下部「更新」クリック
■各ユーザーの「所属」
4. 「ユーザー管理」をクリックし、「CSVダウンロード」をクリック
※ここでは「一括ユーザー管理」での操作方法をご案内しております。
オプション(セキュリティ・内部統制パック)に未加入の場合は
「ユーザー管理」＞対象ユーザーの右側「詳細」アイコン から操作して編集します。
5. ダウンロードしたCSVファイルを開く。異動するユーザーの情報を必要に応じて変更する。
6. 「CSVをアップロード」をクリック
7. 「CSVファイルを選択」をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。
ファイル選択後、表示されるポップアップ画面で内容の相違がないことを確認します。
CSVファイルにエラーが無ければ「操作実行」がアクティブになり、クリック可能となります。
■部署フォルダ
8. 「文書管理」メニューより「フォルダ管理」をクリック
9. 変更するフォルダを選択
10. 「編集」をクリック
11. フォルダ名を編集し「更新」をクリック
Point：
☐所属は正しく変更されているか
☐ユーザーグループは正しく変更されているか
☐フォルダ名は正しく変更されているか
| 3：１つの部署が２つに分かれるケース |
新たにユーザーグループ、フォルダを追加作成します。
■ユーザーグループ
1. 「ユーザー管理」より「ユーザーグループ一覧」をクリック
2. 画面遷移後、右上の「ユーザーグループ新規作成」をクリックすると下記画面へ遷移します。
ユーザーグループ名を入力し「新規作成」をクリックします。
（※この時点で最低1名以上グループに追加する必要があります）
■フォルダ
3. 「文書管理」メニューより「フォルダ管理」をクリック
4. フォルダ一覧画面に遷移し、右上の「新規作成」をクリックすると下記画面になります。
・フォルダ名を入力
・フォルダの閲覧権限を与えるユーザーグループを選択し「追加」をクリック
・最後に「登録」をクリックで作成
5. 事前に選択したい文書にフラグを立てて、絞り込み機能にてまとめて表示させフォルダ移動することが可能です。
各文書の「文書詳細情報」の項目を使い、新しいフォルダに追加しやすいよう一意のワードを「保管場所」等に入力します。 ※各文書それぞれで設定が必要です。
▷「文書詳細情報」の設定方法はこちら
例）
6. 作成したフォルダへ関係文書を格納します。
「文書管理」メニューより「フォルダ管理」をクリック
7. フォルダ一覧画面にて作成したフォルダをクリック
8. 「文書を追加」をクリック
9. 対象の「フォルダ文書追加」画面右上の絞り込みアイコンをクリック
10. 手順5で設定した項目を入力し「検索」ボタンをクリック
例)「保管場所」に「人事部」と入力している場合は下記のようにご入力ください
11. 追加したい文書にチェックを入れ「確認画面へ」をクリック
12. 確認画面をチェックし「追加」をクリック
| 4：２つの部署が１つに統合されるケース |
このケースでは、２つあるフォルダのうち、どちらかを無くして統合します。
無くすフォルダから文書を解除し、統合先のフォルダへ移動します
■フォルダからの文書解除
1. フォルダ振りわけの際に元々どのフォルダにあったのか区別するため、削除するフォルダにある文書にフラグを設定する。
フォルダから削除する前に各文書の「文書詳細情報」の項目を使い、新しいフォルダに追加しやすいよう一意のワードを「保管場所」等に入力します。 ※各文書それぞれで設定が必要です。
▷「文書詳細情報」の設定方法はこちら
例）
2. 「文書管理」メニューより「フォルダ管理」をクリック
3. フォルダ一覧画面より今後利用しないフォルダを選択。
フォルダから削除するファイルにチェック。「この文書を解除する」をクリックで決定する。
■解除後の作業
上記（ 3：１つの部署が２つに分かれるケース）の手順を参考に、統合作業を実施します
・必要文書を統合先のフォルダへ移動します
・ユーザーグループの変更（統合）
・ユーザー情報の変更（所属部署、ユーザーグループの変更）
Point：
☐削除前に追加しやすいようフラグを設定しているか（必要に応じて）
☐所属は正しく変更されているか
☐ユーザーグループは正しく変更されているか
☐フォルダ名は正しく変更されているか
☐以前利用していたフォルダから文書を削除したか（必要に応じて）
| 5：利用アドレスが変わるケース（社内ドメイン変更など） |
ユーザー情報の変更を行います。
▷アカウント登録上のメールアドレス(請求書等が送信されるメールアドレス)変更につきましては、お問い合わせフォームよりご連絡をお願いいたします。
■メールアドレス（ユーザーID）変更
◇ 変更手順(管理者ユーザー)
1. 「ユーザー管理」をクリックし、変更対象ユーザーの右側にある「詳細」アイコンをクリック
2. 「ユーザー情報」の編集ボタンをクリック
3. メールアドレス入力欄に変更後のメールアドレスを入力し、「更新」で決定します
「更新しました」と表示されればユーザーID変更完了です
＜注意点＞
署名依頼やワークフロー承認依頼を受けている場合、ログイン後のTOPページに「要対応文書」の表示があります。
ユーザーID（メールアドレス）を変更すると、該当ユーザーが関わっている未締結の文書に影響します
＜ドメイン変更などがありメールアドレス変更を行った場合＞
ワークフロー承認依頼分はそのまま残りますが、署名依頼の作業はできなくなります。
（署名者が存在しないこととなり、送信からやり直しいただく必要があります）
また、起案者や署名者として該当ユーザーが関わっている場合、自分自身は署名完了していても、締結自体が未完了の状態でユーザー情報変更を行うと、完了時のお届け先がなくなり、その文書は締結完了できなくなります。
そのため、未完了の署名依頼が全て締結完了してから、作業を実施していただくようお願いいたします。
Point：
☐要対応文書に残っている署名待ちはないか
☐自分の署名待ち状態ではなくとも、起案者などになっている未締結案件は無いか
| 6：ユーザーを削除するケース（退職時など） |
ユーザー情報の変更を行います。
■ユーザーID削除
1. 「ユーザー管理」をクリックし、「CSVダウンロード」をクリック
※ここでは「一括ユーザー管理」での操作方法をご案内しております。
オプション(セキュリティ・内部統制パック)に未加入の場合は
「ユーザー管理」＞対象ユーザーの右側「詳細」アイコン から操作して編集します。
2. ダウンロードしたCSVファイルを開く
削除するユーザー情報のＡ列部分に「DELETE」を入力（ユーザー削除になります）
3. 「CSVをアップロード」をクリック
4. 「CSVファイルを選択」をクリックし、編集したCSVファイルを選択します。
ファイル選択後、表示されるポップアップ画面で内容相違がないことを確認します。
CSVファイルにエラーが無ければ「操作実行」がアクティブになり、クリック可能となります。
＜注意点＞
署名依頼やワークフロー承認依頼を受けている場合、ログイン後のTOPページに「要対応文書」の表示があります。
ユーザーIDを削除すると、該当ユーザーが関わっている未締結の文書に影響します
＜ユーザー削除を行った場合＞
・ユーザーの削除を行った場合、ワークフロー承認依頼分・署名依頼分は消えてしまいます。
・「起案者や署名者として関わっているがまだ締結未完了の文書」を完了できなくなってしまうため、注意が必要です。
（作業者が存在しないこととなり、送信からやり直しいただく必要があります）
・起案者や署名者として該当ユーザーが関わっている場合、自分自身は署名完了していても、締結自体が未完了の状態でユーザー情報変更を行うと完了時のお届け先がなくなり、その文書は締結完了できなくなります。
そのため、未完了の署名依頼が全て締結完了したことを確認してから、作業の実施をお願いいたします
Point：
☐要対応文書に残っている署名待ちはないか
☐自分の署名待ち状態ではなくとも、起案者などになっている未締結案件は無いか
下記、その他活用ページも併せてご参照下さい。