電子署名フォームは、署名依頼のフォーマットを「専用URL」として発行することができる機能です。
プログラミングなしで簡単に作成することが可能です。作成した専用URLをTwitterやLINEなどのSNSやWebサイトなどで共有することにより、不特定多数の相手やメールアドレスを知らない相手との契約‧申請対応を効率的に行えるようになります。
機能詳細
- 送 信 料：署名者が署名完了したタイミングにて（100円（税込110円）/件）
- 署名完了メール：署名者、URL発行者、受領者（設定時）に送信されます
- 操作可能ロール：管理者、文書管理者
- 利用可能プラン：有料プランのみ（オプション不要）
不特定多数との契約や、メールアドレスを知らない相⼿との契約を効率化
署名をする側の⼿順も簡単です。電⼦署名フォームのURLにアクセスすると、まずは⽒名とメールアドレスの⼊⼒欄が表⽰されます。ここで⼊⼒したメールアドレス宛にワンタイムパスワードが送信されます。
電⼦署名フォームを利⽤した署名の場合、⼊⼒されたメールアドレスが正しいものであるかを確認するために、ワンタイムパスワードの⼊⼒が必須となります。
ワンタイムパスワードで認証が完了すると署名画⾯が開きます。
動画マニュアル
送信者側操作
1．TOPページ左メニューより、「電子署名フォーム」をクリックします。
2．画面が切り替わったら右上の追加アイコンをクリックします。
3．文書をアップロードします。
・アップロード可能文書数：10文書（合計200MBまで）（上限20MB／1文書）
・アップロード可能文書 ：PDF、Word、Excel、PowerPoint（保護・パスワードなしのもの）
※ PDF推奨：画像変換処理の際に書式が崩れてしまう場合があるため
※ お相手の環境によっては読み込みに時間を要し、タイムアウトとなり作業不可のケースがあります
※ アップロード文書にAdobe Acrobat®の「入力と署名」機能で文字や図形、署名フィールドが挿入されている場合、署名完了文書をAdobe Acrobat®で確認した際の署名パネルステータスが「署名が無効」と表示される場合があります
※ 「アップロードファイルが不正です」等のエラーが表示された場合はこちらをご確認ください
4．アップロードした文書を確認し、次に進みます。
5．必要項目を入力し、署名位置の設定に進みます。
＜有効期限（発行したURLの署名対応可能な期間）＞
無期限、もしくは24時間以上を設定 （期限超過のURLは「Not Found」と表示されます）
自社ワークフロー設定方法 ※ 2024/1/24以降、自社ワークフローを設定することが可能になりました。
1.「自社ワークフロー」内の「設定する」にチェックを入れると、設定画面が表示されます。
2. 承認者を登録します。
承認はGMOサインシステム上で行うため、承認者は同アカウント内のユーザーである必要があります。
氏名のプルダウンメニューにて、ユーザー管理内へ登録されているユーザーを選択可能です。
3. 承認者を設定すると下記画面のように表示されます。
6．署名位置等の設定を行い、確認画面へ進みます。
＜注意点＞
ブラウザの倍率が100％以外の時にテキストボックスや署名ボックスを設置した場合、設置位置が本来の場所と相違する可能性があります。
拡大縮小する場合、最終確認時は100％に戻し、プレビューにて問題ないかご確認ください。
7．設定内容を確認し、「電子署名フォームURLを発行」をクリックします。
8．「URLをコピー」をクリックするとクリップボードにURLがコピーされ、設定画面が閉じます。
※ URLは編集画面から再コピーも可能です
※ 自社ワークフローを利用した場合、「電子署名フォームURL」の画面は表示されず、承認者へ承認依頼メールが送信されます
9．コピーしたURLを署名者に任意の方法にて送信（共有）します。
ワークフロー承認作業手順
ワークフローに設定された承認者が内容を確認します。
承認者は、2通りの方法で承認依頼を確認する事ができます。
＜承認依頼メールからの確認作業＞
1． 承認者の下に下記タイトルのメールが届きます。
タイトル：承認依頼（※ 文書名）
メール内の「内容を確認する」をクリックし、GMOサイン管理画面にログインします。
2． ログインすると、電子署名フォーム - 自社ワークフロー承認画面が開きます。
文書内容等を確認し、一番下にある「自社ワークフロー承認」欄で、[承認]か[却下]を選択して「送信」をクリックします。
3． 承認すると完了メッセージが表示されます。
4． メニュー内「電子署名フォーム」をクリックすると、承認したフォームが表示されていますので、リンクのアイコンをクリックすることで、フォームのURLがコピーされます。
＜ログイン後画面からの確認作業＞
1．対象フォームの右端のチェックアイコンをクリックします。
GMOサインの管理画面にログイン後、左端メニュー内の電子署名フォームにカーソルをあわせると「承認一覧」が表示されます。
2．文書内容等を確認し、一番下にある「自社ワークフロー承認」欄で、[承認]か[却下]を選択して「送信」をクリックします。
電子署名フォーム - 自社ワークフロー承認画面が開きます。
3．承認すると完了メッセージが表示されます。
4．メニュー内「電子署名フォーム」をクリックすると、承認したフォームが表示されていますので、リンクのアイコンをクリックすることで、フォームのURLがコピーされます。
受信側操作
1．共有されたURLにアクセスする。
2．署名者情報を入力し、「ワンタイムパスワードを送信」をクリックします。
※ 一度署名が完了したメールアドレスはご利用いただけません
3．メールに記載のワンタイムパスワードを入力画面にて入力後、「認証する」をクリックします。
ワンタイムパスワードの有効期間は5分です。
有効期間を過ぎた場合、手順1から再度ワンタイムパスワードを発行してください。
入力を5回間違えた場合もワンタイムパスワード再発行をお願いします。
4．署名画面が開きます。必要手順に添って進めていきます。
参考）▷【契約印タイプ】署名操作手順（ヘルプセンター）
5．署名完了メールが届いたら14日間以内にローカルフォルダへダウンロードを行います。
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＜注意点＞
電子署名フォームから署名を行った文書に関しては通常の署名依頼と異なり、ダウンロード画面上に「電子印鑑GMOサインで保管」のボタンはございません。
アカウント内に保管はできませんので、予めご了承くださいませ。
電子署名フォームの編集
1．TOPページ左メニューより、「電子署名フォーム」をクリックします。
2．対象フォームの編集ボタンをクリックします。
※ 文書管理者の場合：「自身が作成したフォーム」と「自身が所属しているユーザーグループ内のユーザーが作成したフォーム」が一覧に表示されます
ワークフローにて承認されたフォーム(書類のアイコンのもの)は編集できません。
3．内容を編集し「更新」ボタンをクリックします。
※ 受領者の設定変更はできません
※ 有効期間は24時間以上を設定する必要があります（過去日時設定不可）
※ 有効期間が過ぎるとURLコピーのアイコンが消えますが、有効期間を再設定することで復活します