期限通知の設定方法についてのマニュアルです。
期限通知は、ContractS CLM上にある締結済みの契約書の「契約終了日」または「自動更新拒絶期限」が近づいた際、任意の期間前にメール通知を送付できる機能です。
期限通知の設定は「期限通知設定」の権限付与が必要です。
※権限の詳細につきましては権限プロファイル表をご確認ください。
１． 【前提事項】期限通知が適用される契約書の条件について
期限通知が適用されるためには、下記の条件を満たすことが必要です。 あらかじめご注意ください。
・締結済みである
・契約書の「項目」で契約の「終了日」が入力されている
・契約書の「項目」で「自動更新あり」または「自動更新なし」に設定されている
・「自動更新あり」に設定されている場合、「更新拒絶期限」が設定されている
２． アイコンから、「会社設定」をクリックします。
３． 「期限通知設定へ」をクリックします。
４． 【自動更新の期限通知】「自動更新」の横にある「編集」をクリックします。
「自動更新」の期限通知は、自動更新ありの契約書に対して設定されます。
締結済みの契約書が下記条件を満たしている場合に適用されます。
・「項目」で契約終了日が設定されている
・「項目」で自動更新ありに設定されている
・「項目」で自動更新の拒絶期限が設定されている
５． 【自動更新の期限通知】「通知する」を選択し、「通知日」と「通知先」を設定し、「保存」します。
自動更新の通知日は、契約書の「項目」に設定された更新拒絶期限（更新の申し出ができる最終期限）の任意の期間前に設定できます。
例えば、2022年12月31日が契約終了日の契約書で、更新拒絶期限が1ヶ月前（2022年11月30日）の場合、 通知日に自動更新拒絶期限の1ヶ月前を設定すると、2022年10月31日に期限通知が送られることになります。
通知先は契約書作成担当者か、担当者とフォロワーの2つから選択します。
６． 【契約終了の期限通知】「契約終了」の横にある「編集」をクリックします。
「契約終了」の期限通知は、自動更新なしの契約書に対して設定されます。
締結済みの契約書が下記条件を満たしている場合に適用されます。
・「項目」で契約終了日が設定されている
・「項目」で自動更新なしに設定されている
７． 【契約終了の期限通知】「通知する」を選択し、「通知日」と「通知先」を設定し、「保存」します。
契約終了の通知日は、契約書の「項目」に設定された契約終了日の任意の期間前に設定できます。
例えば、2022年12月31日が契約終了日の契約書の場合、 通知日に契約終了日の1ヶ月前を設定すると、2022年11月30日に期限通知が送られることになります。
通知先は契約書作成担当者か、担当者とフォロワーの2つから選択します。
８． 期限通知の設定状況は「契約管理」画面で確認できます。
通知が適用された契約書は、契約管理画面上の右側に「通知する」のラベルが表示されます。 「通知する」のラベルにカーソルをあてると、通知日を確認することができます。
※適用されていない場合は、契約書が締結済みになっていないか、「項目」が適切に設定されていない可能性がありますのでご確認ください。
