Después de cargar el documento, puede enviar documentos a varios destinatarios con una sola solicitud de firma. Esto puede hacerse cargando un archivo CSV específico con información (como el correo electrónico, el nombre del firmante, el tipo de firma, la orden de firma, etc.) para múltiples destinatarios. Además, puede personalizar los comentarios, aplicar el código de seguridad y habilitar los permisos de cambio del firmante, para cada destinatario presente en el archivo CSV.
Esto ahorra la necesidad de cargar, introducir y enviar el mismo documento a varios destinatarios para las solicitudes de firma, uno por uno.
|
Nota:
|
Especificaciones del archivo CSV
Descargue el archivo CSV de muestra de la página de información de entrada del flujo de trabajo de envío masivo. [Vista previa de vídeo]
Abra el archivo CSV e introduzca los siguientes valores para cada firmante.
- No(requerido) - Introduzca el número de serie.
- Socio１_FirmarOrden(requerido) - Introduzca el orden de firma del primer destinatario. En el caso de varios firmantes, este orden puede ser secuencial, paralelo o híbrido.
- Socio１_OrganizarNm – Es opcional mencionar el nombre de la organización del destinatario.
- Socio１_NombreNm(requerido) - Introduzca el nombre completo del primer firmante.
- Socio１_Email(requerido) - Mencione la dirección de correo electrónico completa del primer destinatario.
- Socio１_Comentario – Proporcione un mensaje en esta celda si desea enviar una notificación al destinatario.
- Socio１_TipoFirma (1:firma digital / 2:firma electrónica) (requerido) - Es obligatorio mencionar 1 o 2 para la firma digital o electrónica, respectivamente.
- Socio１_ CódigoAcceso – Si desea proteger los documentos del flujo de trabajo que se envían al primer destinatario, introduzca el código de seguridad en este campo. Para entender la funcionalidad del código de acceso, consulte este artículo .
- Socio１_CambioFirmante (1: permitir) – Es opcional completar este campo. Puede dejarlo en blanco o introducir 1 para autorizar al firmante a cambiar la autoridad de firma. Para más detalles, consulte esta guía de soporte.
|
Socio 1, Socio 2, Socio 3 y Socio 4 - son el número predefinido de firmantes en el archivo CSV. Estos firmantes firmarán los mismos documentos en el orden de firma definido por el usuario. Por ejemplo, en un documento pueden firmar de 1 a 4 firmantes. Y es completamente la decisión del solicitante si quiere la firma de sólo 1 persona (o más), en los documentos del flujo de trabajo. Considere los siguientes ejemplos : 1. Supongamos que tiene que enviar 2 documentos de un flujo de trabajo a 3 organizaciones diferentes (digamos, Skincare, Fitness y Foodie) para su firma. Y, en cada organización, hay tres firmantes de los que desea obtener firmas. En este caso, consulte la siguiente captura de pantalla para entender la forma de introducir la información del firmante en el archivo CSV:
2. Supongamos que tiene que enviar una plantilla para que la firmen los miembros de su equipo. Y desea que cada miembro del equipo firme el documento por separado y usted reciba el archivo firmado por cada miembro. En este caso, consulte la siguiente captura de pantalla para entender la forma de rellenar los datos de los miembros del equipo en el archivo CSV:
|
| Nota – El número de socios debe ser similar en todas las filas del archivo CSV. Por ejemplo, si introduce la información del socio 1 y del socio 2 en la primera fila, también deberá introducir los datos del socio 1 y del socio 2 en la segunda fila. Supongamos que menciona los datos del socio 1 en la segunda fila y mantiene el resto de los campos en blanco, entonces este CSV no será admitido. |
Una vez que haya terminado de introducir los datos de los firmantes en el CSV, búsquelos en el momento de la creación del flujo de trabajo. Para ello, pase a la siguiente sección.
Pasos para enviar documentos a varios destinatarios de forma colectiva
1. Haga clic en Solicitar Firma >> Envío Masivo CSV en la sección Seleccionar Documentos.
| Nota - Seleccione una plantilla preexistente para el envío masivo haciendo clic en "Envío masivo de CSV" en la sección "Seleccionar plantilla". |
2. Examine los archivos que se incluirán en la solicitud de flujo de trabajo de envío masivo y, a continuación, haga clic en Siguiente. [Vista previa del vídeo]
3. Mencione los siguientes detalles relacionados con el flujo de trabajo :
a. Título del flujo de trabajo (obligatorio)
b. Persona responsable (Obligatorio)
c. Departamento
d. Carpeta
[Vista previa del vídeo]
4. Si es necesario, mencione los detalles del aprobador que analizará y revisará la solicitud de flujo de trabajo. Para más información, visite esta página.
5. Basándose en el número de socios en todas las filas (presentes en el archivo CSV), mencione el número de firmantes en cada documento.
6. Prepare el CSV para el envío masivo y busquelo haciendo clic en la opción Seleccionar archivo CSV. [Vista previa del vídeo]
7. Previsualice las filas y columnas en el panel de GMO Sign y luego haga clic en Next.
8. Coloque la posición de la imagen de la firma en los documentos del flujo de trabajo para cada firmante.
9. Compruebe los detalles del flujo de trabajo para el envío masivo y si todo está bien, haga clic en Enviar. [Vista previa del vídeo]
Puede hacer un seguimiento del flujo de trabajo de los envíos masivos desde la sección Historial de envíos masivos. Y comprobar el estado de las firmas o la aprobación desde la sección Documentos.
