El atributo "razón de la firma" permite a los firmantes proporcionar razones al firmar el acuerdo. Este tipo de función se requiere principalmente a cumplir los requisitos de conformidad, como el 21 CFR Parte 11. Sin embargo, está disponible para todos los firmantes para cumplir con las normas empresariales.
La causa para firmar un documento puede ser obligatoria u opcional. Los firmantes pueden utilizarla como una observación con la firma en los documentos. El "motivo de la firma" puede aplicarse en ambas firmas, la digital y la electrónica. En la etapa inicial, esta función está inactiva porque "Opciones de firma" en el panel de administración está inactiva.
Los administradores tienen que activar las "Opciones de firma" para acceder a la función "Motivo de la firma" en GMO Sign al firmar los documentos. Un firmante puede definir el motivo desde un menú predefinido o introduciendo un texto personalizado.
¿Cómo funciona?
Cuando se habilita la "Razón de la firma", se pide a los firmantes que den una razón válida para aplicar la firma. Cuando un firmante recibe una solicitud de firma, tiene que abrir el enlace recibido para firmar. Una vez hecho esto, se siguen los siguientes pasos:
1. Haga clic en su firma para abrir una ventana de selección de firma.
2. Aparecerá un panel de selección de "imagen de firma" donde encontrará el campo "Razón de la firma". Haga clic en el botón desplegable para ver la lista completa.
3. Si desea utilizar uno de los motivos de la lista, simplemente selecciónelo en el menú y vaya al paso (5). De lo contrario, defina su propio motivo seleccionando Quiero un motivo de firma personalizado.
4. Aparecerá un campo de texto en el que tendrá que escribir su motivo de firma personalizado. Puede introducir una línea de hasta 50 caracteres en este campo.
5. Ahora, como de costumbre, seleccione la imagen de su firma y haga clic en Continuar >> Firmar.
6. Finalmente, puede comprobar el documento firmado en el que aparecerá el motivo de firma personalizado.