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Puede registrar un documento PDF de uso frecuente como plantilla en GMO Sign. Esto elimina el tiempo necesario para cargar los archivos de acuerdos frecuentes para el flujo de trabajo de firma.
| Nota: Puede registrar plantillas para un máximo de 30 documentos. |
Las diferentes operaciones en las plantillas pueden ser realizadas por el usuario con rol de "Administrador" o "Gestor de documentos".
Añadir (o registrar) una nueva plantilla
1. Haga clic en Plantillas en la página de inicio de GMO Sign y haga clic en el icono Añadir
2. Introduzca el nombre de la plantilla y haga clic en Registrar.
3. Ahora, su nueva plantilla ha sido registrada y aparece en la lista de plantillas de sobres.
Editar los detalles de la plantilla nueva/existente
4. Para realizar ajustes adicionales, haga clic en el icono Editar. Se abrirá una pantalla de "Edición de la plantilla de sobres". Configure los elementos de la lista de firmantes, la lista de documentos de la plantilla y la lista de elementos insertados.
5. Lista de firmantes - Introduzca la información necesaria del firmante. A modo de demostración, vamos a realizar una firma entre dos partes.
- número de orden: 1 [mencione la orden de firma]
tipo: receptor
etiqueta: información general del receptor
(Establezca los datos para el receptor 2 de la misma manera) - orden no.：2
tipo: receptor
etiqueta: Contraparte
| Definir 'Etiqueta' - La etiqueta aparece en el campo del nombre del receptor. Se utiliza para identificar qué información del receptor debe introducirse en qué campo del receptor. Facilita la identificación de un receptor cuando hay varios receptores. Nota adicional - No es imprescindible mencionar una secuencia numérica en el campo de número de orden. Puede definir una secuencia de firma paralela. Permite enviar la solicitud de firma a varios usuarios simultáneamente. |
6. Lista de documentos de plantillas - Tiene que seleccionar un documento para registrarlo como plantilla. Puede arrastrar y soltar o seleccionar manualmente los archivos para buscarlos.
7. Esto abre una página de "Edición de registro de plantillas de sobres" para definir los ajustes básicos para el documento añadido.
8. Elija un tipo de operación (Firma / Visualización / Ninguna) para cada receptor. Para la demostración, utilizaremos la operación de Firma para ambas partes firmantes.
9. Haga clic en el botón Registrar. También puede utilizar el botón Añadir de la "Lista de documentos de plantillas" para buscar más de una plantilla.
10. Ahora verá cuatro botones diferentes junto a la(s) plantilla(s) añadida(s).
- Reemplazar PDF - Utilice este botón para reemplazar el documento existente por uno nuevo. Para ello, haga clic en su icono, seleccione el PDF y confirme con el botón "Renovar".
- Botón Editar - Se le dirigirá a la pantalla de "Edición del documento de la plantilla del sobre", igual que en el paso 7.
- Botón Editar Posición - Cambie la posición actual de la firma en cada plantilla.
- Icono de Borrar - Elimine el documento añadido de la plantilla utilizando este botón.
11. Establezca la firma haciendo clic en el botón Editar posición. Establezca las posiciones de los cuadros de texto y los campos de firma como lo hace habitualmente y confirme con el botón Renovar.
12. Lista de elementos insertados - Utilice esta función de la plantilla para añadir parámetros adicionales en cada documento. Estos parámetros son completados por el solicitante justo antes de enviar la solicitud de flujo de trabajo. Lea las siguientes instrucciones para entender su funcionamiento :
- (a) Haga clic en el icono + e introduzca el nombre del parámetro.
- (b) Mencione el nivel de importancia de este parámetro - si es obligatorio completarlo o es opcional.
| Nota - Seleccione el botón de radio "requerido" para establecer el parámetro como campo obligatorio. De lo contrario, seleccione "cualquiera". |
- (c) Puede añadir más de un elemento según sus necesidades.
- (d) Vaya a la "Lista de documentos de plantilla" y haga clic en el botón "Editar posición" del documento que desee. Este documento será aquel en el que quiera añadir elementos de inserción.
- (e) Arrastre y suelte cada parámetro en el lugar donde desea que el solicitante introduzca los valores.
- (f) Finalmente, haga clic en Renovar para completar el proceso en un solo documento.
- (g) Si es necesario, siga los pasos (d) al (g) para añadir estos parámetros en otro documento presente en la plantilla registrada.