(Para firmantes internos y contrapartes)

Genere una solicitud de firma digital para los empleados de su organización (que tengan la misma cuenta de GMO Sign) o para usuarios que no formen parte de la organización (que no tengan la misma cuenta de GMO Sign). Este artículo cubre el método de cómo enviar una solicitud de firma digital.

Nota - Es obligatorio que los firmantes tengan una cuenta de GMO Sign para aplicar la firma digital.

Preparación del documento y solicitud de firma

Todo el procedimiento se divide en los siguientes cuatro pasos principales: a) Carga de documentos b) Introducir la información c) Establecer la posición de la firma d) Revisar y enviar

Cargar documentos

1. Acceda a su cuenta de GMO Sign y haga clic en el botón Solicitar firma.
2. Arrastre y suelte los archivos en el panel o haga clic en Seleccionar archivos para buscar los documentos manualmente. Puede añadir varios archivos a la vez pulsando la tecla Ctrl en el momento de la selección.

Nota - El documento puede cargarse en formato PDF o Word. El archivo que se va a cargar no debe tener contraseña y debe tener un tamaño máximo de 20 MB.

3. Se mostrará el documento cargado. Revíselo y haga clic en Siguiente.

Información de entrada

4. Complete la siguiente información básica para generar la solicitud de firma:

(a) Título - Por defecto, aquí se muestra el nombre del primer documento. Puede cambiarlo para mostrar un nombre personalizado en la línea de asunto de la solicitud de firma.

(b) Registrador - Mencione el nombre de la persona responsable de todo el flujo de trabajo. Puede ser diferente del nombre de la empresa o de la persona que aparece en el correo electrónico de solicitud.
(c) Carpeta - Especifique la ruta de la carpeta donde desea almacenar el documento solicitado en GMO Sign. Si desea guardar los archivos en más de una carpeta, haga clic en el icono Añadir.
(d) Contenido del flujo de trabajo - si necesita configurarlo, active su casilla de verificación y complete la información necesaria. 

5. Campo del firmante - Es obligatorio añadir al menos 1 firmante para completar el procedimiento de "solicitud de firma". Haga clic en el icono de Añadir Usuario y siga las siguientes instrucciones:
(a) Número de orden - Introduzca un valor numérico para definir el número de orden de firma (secuencia) para más de un firmante. Por defecto, será uno para el primer firmante, dos para el segundo, y así sucesivamente.
(b) Destino - Seleccione si el firmante es un usuario interno o de contraparte.
(c) Defina el Tipo de Firma como Firma Digital.

Al generar una solicitud para empleados internos

En caso de que un firmante sea interno, la lista de nombres de firmantes registrados (con capacidad para aplicar firmas digitales) se mostrará en el menú desplegable "Nombre del firmante".

• En la sección Nombre del firmante, haga clic en el menú desplegable. Seleccione el nombre del firmante de esta lista.

Nota - En el caso de la firma digital, sólo se mostrarán en la lista los usuarios que pueden aplicar firmas digitales.

• Utilice el campo "Enviar correo electrónico" para tomar la decisión de enviar un correo electrónico de notificación al firmante interno. Haga clic en Sí si desea enviar un correo electrónico; de lo contrario, seleccione el botón No.
• Hay un campo de texto de comentario para escribir si quiere poner un comentario en el correo electrónico de solicitud. Una vez hecho esto, haga clic en el botón Guardar.

Nota - Por defecto, la operación de solicitud de fimas está configurada como una acción. Los solicitantes no pueden editarla en caso de solicitud de firma digital interna.

• Si no desea añadir un segundo firmante, vaya al paso (6).

Por ejemplo - para demostrar el escenario de destinatario secuencial, el firmante interno se establece como el primer firmante (Orden nº 1). Esto es así porque en este ejemplo, el acuerdo se firmará entre dos partes: su empresa y otra empresa. Ahora estableceremos el segundo firmante con la Orden nº 2 haciendo de nuevo clic en el icono de Añadir Usuario en el campo Contenido del Firmante.

Mientras se genera la solicitud para los usuarios de la contraparte

En caso de que un firmante esté fuera de su cuenta de GMO Sign, utilice esta función. Seleccione Contraparte en "Destino" y Firma Digital en el campo "Tipo de Firma".

• Nombre de la empresa - Mencione el nombre de la organización del contraparte en este campo (opcional).
• Nombre del firmante - Es obligatorio introducir el nombre del firmante para que sea reconocido en el correo electrónico de solicitud de firma.
• Dirección de correo - Introduzca una dirección de correo electrónico válida del firmante al que se enviará la solicitud de firma digital.
• Comentario - Es opcional escribir un mensaje para el firmante con fines de notificación.
• Idioma - Haga clic aquí para definir el idioma del correo electrónico para el firmante.
• Acción del firmante - Seleccione cualquiera de las tres acciones enumeradas que el firmante puede aplicar al documento o documentos solicitados. GMO Sign ofrece las siguientes operaciones como acciones que pueden realizar los firmantes:
  • Solicitar la firma - Seleccione esta opción para los documentos que se van a solicitar para su firma.
  • Confirmar - Para los documentos que se van a confirmar, la firma no es necesaria (se necesita para los documentos relacionados, etc.)　
  • Nada - Para documentos que no requieren ser firmados o confirmados por el usuario. Se utiliza cuando se definen varios firmantes y no se requiere una acción de un firmante para un documento concreto. Por ejemplo, envíe una solicitud de firma para el documento A al firmante A, pero no envíe el documento A al firmante B para que solicite o confirme la firma.
• Por último, haga clic en el botón Guardar para añadir correctamente los datos del firmante en la solicitud de firma. Vaya al paso (6) para continuar con los procedimientos.

6. Hasta ahora, ha terminado de añadir el documento (a firmar) y de proporcionar la información de los firmantes. Es opcional definir la configuración de los receptores. Si no desea utilizar esta función, vaya al paso (8).

Configuración de los receptores - Habilite esta opción cuando desee enviar el documento PDF firmado a alguien que no sea un firmante. Después de completar todas las firmas, se enviará un enlace web de descarga del documento firmado al receptor por correo electrónico.

Nota - Si hay uno o más documentos en la solicitud de firma de GMO, puede seleccionar / deseleccionar los documentos que se enviarán o no se enviarán al receptor, respectivamente.

7. Haga clic en el botón Siguiente para establecer las posiciones de la firma.

Establecer posición

8. Establecer posiciones para que los firmantes firmen (o añadan texto) - La siguiente etapa consiste en definir la ubicación en la que los firmantes tienen que firmar los documentos solicitados.
(a) Establecer la posición de la firma - Arrastre una marca de lápiz y establezca la posición. Después de decidir la posición, puede cambiar el tamaño de la firma.
(b) Añadir cuadros de texto - Si es necesario, puede añadir cuadros de texto para cada receptor. Se utiliza para establecer campos para el nombre, la dirección, etc. Un cuadro de texto puede ampliarse arrastrándolo. Además, rellenando el atributo de marcador de posición, puede mostrar los detalles de lo que quiere que el firmante introduzca aquí. El texto que rellene en el campo de marcador de posición no se mostrará en el archivo final del documento firmado.
(c) Casilla de verificación obligatoria - si no aplica la marca de verificación, los destinatarios de la solicitud de firma de GMO podrían firmar el archivo sin completar los campos obligatorios. Además, si desea establecer campos opcionales, utilícelos sin poner la marca de verificación aquí.
(d) Cuadro de texto del remitente [Campo de color amarillo] - puede utilizarlo en caso de que desee añadir un mensaje dentro del documento cuando lo envíe. El texto exacto que haya rellenado en el cuadro se mostrará dentro del documento.

Sugerencia - Si hay más de un documento, haga clic en la pestaña del nombre de cada documento en la ventana Establecer posición de la firma. Permite definir la configuración del firmante en cada uno de los documentos solicitados.

9. Haga clic en Siguiente después de completar la configuración de la posición de la firma.

Revisar y enviar

10. Es el momento de revisar cada configuración. Si todo es correcto, haga clic en Enviar. Esta acción envía la solicitud de firma a los destinatarios cuyo nombre o dirección de correo electrónico ha mencionado en el paso (5).
11. Si se accede a la pantalla de la lista de documentos, la solicitud se ha enviado correctamente.